在查之家帮扶基金会新三届二次理监事会暨帮扶站工作会议上，舒城站站长、基金会秘书处审核小组组长查德银遵照理事长指示，就帮扶站材料提交、新设帮扶站两方面工作提出了要求。

一、材料提交工作。

1、材料要真实准确。这是最基本，也是最重要的要求。我们提交的每一份材料，都代表着我们自身和整个帮扶站集体的形象。务必确保材料的真实准确性，杜绝任何形式的弄虚作假、夸大其词，数据要核对无误，信息要表述清楚，避免出现任何错误和歧义。

2、材料之间要互相印证。 提交的材料往往不是孤立的，它们之间存在着内在的逻辑联系。我们要确保不同材料之间能够互相印证，形成一个完整的证据链，避免出现自相矛盾的情况。图片资料、文字说明都要与实际情况相一致。

3、材料要及时报送。 时效性是材料价值的重要体现。我们要严格按照规定的时间节点提交材料，避免拖延、不可延误。只有及时提交材料，才能保证后续工作的顺利开展。年审年审，一年一审，当年申请必须提交当年材料，往年材料非必要、非特殊不要提交。

4、材料要工整规范。 材料的呈现形式也是其质量的重要体现。我们要注意材料的排版格式、字体等细节，做到工整、规范、美观。如图片不能两张横看、三张竖看，我们要求图片一律竖放。一份工整规范的材料，不仅能够提升阅读体验，更能体现我们认真负责的工作态度。最好的提交材料一定能方便别人阅读。

5、材料要一次提交完整。以助学申请为例，学生的申请表、身份证，就读学校信息或新入学的学校录取通知书、老师姓名电话，全家户口本，村社证明，汇总表、推荐人，说明家庭经济困难的材料等。

总之，各种帮扶活动材料，根据具体要求申报，这样做的才能被接收。正所谓：要难开头难，资料提交全，把关真实性，情况无隐瞒，细节互印证，材料一包完，爱心传递者，帮扶快乐圆。

二、关于新设帮扶站的工作。

现有的一些帮扶大站经常反映或者说经常抱怨：工作量大、事务繁琐、涉及的帮扶对象路途遥远联系不方便，所以新建帮扶站、完善帮扶体系，也是为大站分解困扰、减少烦恼。另一方面来看，随着新三届理事会的公信力逐步提升，全国各地宗亲越来越信任基金会，加入基金会、服务身边查家弱势个体的愿望不断增强。两方面合起来，建立新站、完善帮扶体系，基金会帮扶队伍扩建扩容已势在必行、大势所趋。所以理事长做出这项决策。        

申请设立帮扶站的通告中已经明确：①基本条件是至少有5个会员或联络员，不满5人的可命名为帮扶联络点。②联络员要拥护基金会章程，特别是站长必须能起示范带头作用。③新设站点需要在6月6日之前向秘书处提交申请表，基金会审核批复后，参加今年暑期助学活动。④我们建议站点命名宜小不宜大，以查姓人口居住集中地设站为宜。

秘书处是理事会的助手，指导新建站点熟悉业务，审核所有站点报送的申请材料，将初审通过的资料提交理监事会，协助理事会准备档案、接受江西民政厅年审。秘书处是理事长任命的办事机构，理应服务于基金会、诚信于查家人、忠诚于理事长为代表的理事会，为基金会树立公信力、为基金会行稳致远，添砖加瓦、鼓劲加油。